Системы электронного документооборота.
 

Системы электронного документооборота.

СЭДСпециальные программные системы, обеспечивающие создание, хранение, обмен и пересылку документации организации в электронном виде, как с помощью внутренних сетей , так и с использованием глобальной сети интернет, называют системами электронного документооборота (СЭД) . Документооборот является неотъемлемым элементом деятельности любой компании. Более того, в любой современной организации наличие СЭД является обязательным атрибутом. Потребителями подобных систем зачастую выступают и различные государственные учреждения. Поэтому неудивительно, что на современном рынке представлен широкий спектр различных СЭД, способных обеспечить документооборот компании в любых необходимых объемах, а сами эти системы активно развиваются.

Рассмотрим различные варианты реализации СЭД. Существует несколько наиболее распространенных решений: «коробочное» решение, система на базе стандартной платформы и индивидуальная разработка на заказ. Отечественные производители обычно предлагают готовые решения, а иностранные чаще поставляют платформы, которые ложатся в основу конкретных проектных решений, либо индивидуальные разработки под конкретного заказчика. В 2009-2010 годах в РФ началось активное внедрение СЭД в социальную сферу. Эту концепцию стало продвигать само государство, в первую очередь связывая с программой «электронного правительства».

Основные возможности СЭД:

  • Создание и ввод различных документов.
  • Редактирование конкретных документов.
  • Управление потоками документов, а также их контроль.
  • Поиск необходимой информации в массивах документов.
  • Обеспечение информационной безопасности.
  • Обеспечение взаимной привязки и конвертации электронного и бумажного документооборота.

Рассматривая работу СЭД, можно с уверенностью сказать, что в любой организации важна подобная система, ведь она обеспечивает эффективную работу. Особенно это важно предприятиям, работающим с большими объёмами данных. Однако, следует учитывать специфику работы различных систем от производителей. Выбор происходит из расчёта потребностей компании и чёткого понимания происходящих в компании бизнес-процессов.

Очевидно, что подобные технологии стоят не дешево и «по карману» только крупным предприятиям. Но все затраты окупаются благодаря тому, что использование СЭД повышает конкурентноспособность любой организации. Происходит это за счёт повышения управляемости и сокращения временных и материальных административных издержек. Единый банк данных обеспечивает полноту, достоверность и оперативность информации. Кроме того, важным и полезным фактором выступает контроль денежных средств на всех уровнях управления. СЭД помогают обмениваться данными между отделами и филиалами, а также гарантируют безопасность и целостность этих данных.